Optimierung von Freigabeprozessen und Fraud Prevention

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„Ein guter Polier verdient offiziell EUR 4.000 netto im Monat und nochmal so viel nebenbei“.

Dieses in der Branche manchmal gehörte Zitat bringt ein Problem der Bauwirtschaft plakativ auf den Punkt. Es wurde zwar gerade in den vergangenen Jahren bei den Großen der Branche viel getan, um den Sinn der Mitarbeiter für Compliancethemen zu schärfen, doch haftet der Baubranche immer noch der Ruf an, dass „viel nebenbei geht“. Abgesehen vom strafrechtlichen Aspekt ist jegliche Art von Korruption selbstverständlich schärfstens zu verurteilen. Doch was können Unternehmen wirklich tun, um diesem Verhalten entgegen zu wirken?

Meines Erachtens macht folgendes Maßnahmenbündel Sinn:

Erstens; die (semi-)zentrale Organisation des Einkaufs. Durch die räumliche Trennung wird es Lieferanten erschwert alle notwendigen Ansprechpartner einzubinden (siehe hierzu auch mein Blog vom 14.11.2020 „Zusammenarbeit Technik und Finanz“).

Zweitens; die Einführung eines 4-Augen Prinzips (Techniker + Kaufmann) im Freigabeprozess bei Bestellungen und Rechnungen. Ab einer zu definierenden Wertgrenze sollten Techniker + Kaufmann einer höheren Instanz eingebunden sein, bei großen Konzernen mag eine kaskardierende Regelung sinnvoll sein. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass es mit den Freigaberegel nicht übertrieben wird. Wenn jede Rechnung von 6 Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen freigegeben wird führt dies zu hoher Arbeitsbelastung, längeren Durchlaufzeiten und Skontoverlusten; nicht aber zu mehr Sicherheit.

Die Umsetzung des räumlich getrennten 4-Augen Prinzips wird durch die Einführung digitaler Workflows deutlich vereinfacht.

Drittens; regelmäßige Kontrolle, wobei hier das Kind nicht mit dem Bade ausgeschüttet werden sollte. Die Praxis zeigt, dass ein 100%iger Schutz durch Kontrolle unmöglich ist. Selbst in sehr autoritären Strukturen gibt es immer wieder Angehörige, die es schaffen weniger Leistung zu bringen und das System auszunutzen.

Bewährt haben sich gelegentliche unangekündgte Kontrollen durch eine fachlich kompetente Revisionsabteilung, welche aufgrund ihrer Erfahrung im Stande ist, Unregelmäßigkeiten im Zusammenspiel zwischen Basismaterial-, Hilfsmaterial und Stundenverbrauch (z.B. Fliese, Fliesenkleber, Verlegezeiten) zu erkennen und gezielt zu suchen. Wichtig: die Revision muss nicht beliebt sein, muss aber als kompetent wahrgenommen werden. Der kontrollierte muss das Gefühl haben, dass der Revisor „alle Schmähs kennt“.

Viertens; ein gutes Vorbild durch das Top Management. Wenn der Mitarbeiter das Gefühlt hat, dass der Chef die Aufträge durch rechtlich grenzwertige Methoden akquiriert sinkt auch seine Hemmschwelle solche Methoden anzuwenden bzw. Gefälligkeiten vom Geschäftspartner anzunehmen. Dies bedeutet nicht, dass ein Unternehmen seinem langjährigen Geschäftspartner keine (kleinen) Weihnachtsgeschenke machen oder nie eine Essenseinladung aussprechen darf. Wichtig ist hier die Angemessenheit, die auch durchaus an die Mitarbeiter kommuniziert werden kann. Jedem leuchtet ein, dass ein Geschäftsführer mit einem Jahressalär jenseits von EUR 150.000 seinen Job nicht aufs Spiel setzt, indem er nach einem Essen im Haubenrestaurant geschäftsschädigende Aufträge an den Einladenden vergibt.

Last but not least; lautet meine Empfehlung bereits bei der Personalauswahl auf bestimmte Neigungen eines Mitarbeiters zu schauen. Die Methoden möge sich jeder selbst überlegen. Ein sehr erfahrender Manager der Immobilienbranche verriet mir mal, dass er als letzten Test männliche Kandidaten anlässlich der Vertragsunterschrift oder auch im Zuge einer Beförderung gerne in einschlägige Etablissements einlädt. Sein Kalkül dahinter: „wenn der Mitarbeiter seine Frau betrügt, betrügt er mich früher oder später wahrscheinlich auch – auf andere Art und Weise“.

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