„Die Kaufleute verstehen das meist sowieso nicht, also müssen wir es auch nicht mit ihnen besprechen“

Ich war wirklich geschockt über diese Aussage. Zum einen, weil sie von einem Bautechniker gegenüber einem potenziellen JV Partner getroffen und somit der Ruf der eigenen Kollegen und letztlich des eigenen Arbeitgebers diskreditiert wurde. Zum anderen, weil ich mir leicht ausrechnen konnte wieviel an Potenzial durch mangelnde Zusammenarbeit zwischen Technikern und Kaufleuten laufend vernichtet wurde.

Ich bin üblicherweise kein Freund einer Doppelspitze. Bei Bau- und Immobilienprojekten bin ich jedoch der Meinung, dass eine Gleichrangigkeit und ein echtes 4-Augen Prinzip absolut entscheidend für den Erfolg sind.

Nach meiner Erfahrung haben sich folgende Grundsätze zumindest im Segment Wohnbau bewährt:

1.Einkauf

Der Einkauf sollte je nach Größe des Unternehmens (semi-)zentralisiert sein und dem Kaufmann unterstehen.

Der Techniker definiert inhaltlich und möglichst namensfrei seinen Bedarf bzw. erstellt die Ausschreibungsunterlagen aus technischer Sicht. Die Einholung der Angebote obliegt dem Einkauf.

In den Einkaufsverhandlungen sind Kaufleute und Techniker anwesend, wobei der Lead beim Einkäufer/Kaufmann liegt. Der Techniker beantwortet technische Rückfragen. Der Kaufmann stellt sicher, dass wichtige Nebenbedingungen wie Zahlungskonditionen oder die Geltung eigener AGBs nicht für einen scheinbar guten Preis geopfert werden.

In wöchentlichen Meetings auf der Baustelle findet auf Basis des vor Projektbeginn erstellten Ausschreibungsterminplans im Beisein von Technik und Einkauf eine rollierende Ausschreibungsplanung statt. In dieser werden die benötigten Bedarfe erhoben und danach vom Einkauf besorgt.

Benötigte Geräte werden entweder vom Einkauf oder einer maschinentechnischen Abteilung (MTA) besorgt und den Technikern auf der Baustelle zur Verfügung gestellt bzw. an die Baustelle vermietet.

2. Rechnungsprüfung

Hinsichtlich des Rechnungseinganges haben sich zwei grundsätzliche Varianten nach meiner Erfahrung als tauglich erwiesen.

• Variante 1:
  • Die Rechnungen werden auf der Baustelle kollaudiert, das Rechnungsprüfblatt wird im Beisein des Lieferanten/Subleisters und Polier/Bauleiter ausgefüllt.
  • Die sachlich/fachlich geprüfte Rechnung wird von der kaufmännischen Abteilung formell geprüft und negativenfalls zurückgewiesen bzw. positivenfalls bezahlt. Stichprobenweise erfolgt eine sachlich/fachliche Zweitprüfung durch die kfm. Abteilung.
• Variante 2:
  • Die Rechnungen gehen (semi-)zentralisiert in der kaufmännischen Abteilung ein und werden erfasst und formell geprüft. Negativenfalls werden diese zurückgewiesen. Positivenfalls werden diese direkt gebucht oder zumindest kostenrechnerisch dem Projekt angelastet.
  • Im Anschluss werden diese vom Technikteam auf der Baustelle sachlich/fachlich geprüft. Auch hier erfolgt stichprobenweise eine sachlich/fachliche Zweitprüfung durch die kfm. Abteilung. Im Falle von Rechnungsabstrichen erfolgt eine Korrekturbuchung bzw. -abgrenzung in der Kostenrechnung.

Beiden Varianten ist gemein, dass eingegangene Rechnungen nicht unberücksichtigt liegengelassen werden können. Die in der Praxis manchmal beobachtete Variante, dass Rechnungen zuerst auf die Baustelle zur sachlich fachlichen Prüfung gesendet, dort bearbeitet und danach an die Zweigstelle/Zentrale gesendet werden halte ich jedenfalls für suboptimal.

3. Controlling

Ein regelmäßiges Controlling der Baustelle, welches über das gesetzlich oder kaptalmarktseitig geforderte Reporting hinausgeht ist zwingend notwendig um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Nach meiner Erfahrung hat sich die wöchentliche Durchsprache der wichtigsten Kennzahlen auf der Baustelle bewährt. Im Zuge der Besprechung sollte das Arbeitsprogramm der kommenden Woche samt geplantem Ressourceneinsatz im Detail festgelegt werden, jenes der Vorwoche mit den Ist-Werten gegenübergestellt werden.

In unregelmäßigen Abständen macht auch eine Teilnahme des Kaufmannes an einer Rechnungskollaudierung mit Subleistern auf der Baustelle Sinn.

Als branchenkundigen Leser ist Ihnen sicher aufgefallen, dass obige Ausführungen den Boden für zahlreiche weiterführende Themen aufbereiten, beispielsweise hinsichtlich der optimalen inhaltlichen Ausgestaltung des Controllingsystems oder auch was die Unterstützung der Prozesse durch entsprechende IT-Applikationen betrifft. Diesen Themen werde ich mich in den kommenden Wochen widmen.

Zu guter Letzt ein pragmatischer Ansatz, um die Zusammenarbeit zwischen Kaufleuten und Technikern zu optimieren. Jedes Team wächst durch gemeinsame Ziele zusammen. Liebe Baufirmen, koppelt die Ziele und Boni von Technikern und Kaufleuten im größtmöglichen Umfang aneinander.